Özür Maili Örneği

Örnek

Konu: [Olay] İçin Özür Dileriz

Merhaba [İsim],

Öncelikle [olayı kısaca tanımlayın — örn. teslimatın gecikmesi, faturadaki hata, toplantıyı kaçırma] için içtenlikle özür dilerim. Bu durumun size yarattığı sıkıntıyı ve yarattığım zaman kaybını fark ediyorum.

Sebep: [kısa, savunmaya geçmeden açıklama]

Şu adımları atıyorum:
• [Düzeltici aksiyon 1 — örn. eksik fatura bugün gönderilecek]
• [Düzeltici aksiyon 2 — örn. teslimat süresini X tarihine çekecek şekilde takip ediyorum]
• [Önlem 3 — bu durumun tekrarlanmaması için süreç değişikliği]

Aramızdaki çalışma ilişkisine verdiğiniz değer için tekrar teşekkür eder, yarattığım rahatsızlık için tekrar özür dilerim. Herhangi bir konuda sorunuz olursa ulaşmaktan çekinmeyin.

Saygılarımla,
[Adınız]

Köşeli parantez içindekileri kendi bilgilerinle değiştir.

İpuçları

• 1.Mazeret üretme — sebebi açıkla ama 'çok yoğunuz', 'sistem hatası' gibi savunmaya geçme.
• 2.Hatayı kabul et, alıcının duygularını anladığını belirt — bu mail'in en önemli kısmı.
• 3.Sadece üzgün olduğunu söyleme; ne yapacağını da yaz. Aksiyon yoksa özür eksik kalır.
• 4.Çok uzun olmasın — 3-4 paragraf yeter. Uzun özür mailları samimiyetsiz görünür.
• 5.Mümkünse bir telefon görüşmesi de teklif et — büyük hatalarda mail yeterli olmaz.